Выбираем мебель для переговоров

   В любой организации за столом переговоров решают важные, а порой и ключевые вопросы. Именно здесь проводят собеседования с потенциальными работниками, подписывают многомиллионные контракты и договоры взаимного сотрудничества; ищут компромиссы и проявляют таланты дипломатии. Для того чтобы обстановка в комнате переговоров настраивала позитивно, располагала к продуктивным мыслительным процессам и просто оставляла благоприятное впечатление не только о руководстве, но и о компании в целом, необходимо серьезно подойти к вопросу обустройства этого значимого для офиса помещения. 

Соблюдаем правила

   Разумеется, деятельность учреждения не может не сказываться на дизайне его интерьера (цветовые и световые решения, мебель и аксессуары). Так, оформление офисов юридической компании и креативного агентства будет кардинально отличаться. В первом случае строгость и классика форм, оттенков мебели и аксессуаров создают ощущение надежности и стабильности; во втором вызывающая яркость красок, необычность и замысловатость линий способствуют рождению гениальных творческих идей.
 

   Но это лишь некоторые нюансы. В целом же при планировке переговорной зоны или комнаты необходимо соблюдать некоторые правила.

   Цветовое решение помещения должно быть гармоничным. Независимо от того, в каком стиле выполнен дизайн интерьера - спокойном классическом или вызывающе креативном, обстановка в отдельной комнате (зоне) обязана вызывать только положительные эмоции.
В маленькой организации для переговоров может быть использована зона отдыха с удобным диваном или какими-нибудь необычными по форме креслами и, конечно же, столиком.
 

   В крупной солидной фирме (нефтяные и газовые компании, банки) акцент обычно делают на массивных деревянных предметах с богатой отделкой и обивкой из кожи или ткани.
Как правило, в таких учреждениях переговоры проводят за закрытыми дверями. Какому бы стилю ни было отдано предпочтение, главное, чтобы все предметы (мебель, аксессуары) вписывались в общую стилистику интерьера.

   Необходимо, чтобы комната была достаточно просторной и хорошо проветриваемой. Конечно, в крупной транснациональной компании и небольшом агентстве переговорные помещения наверняка окажутся неодинаковыми по размеру. Тем не менее важно помнить: в них длительное время будут находиться люди и недостаточное количество кислорода может негативно повлиять на здоровье присутствующих (обсуждение важных вопросов не пятиминутное дело!). К тому же слишком близкое расположение соседа, недостаточное место для маневров (жестикуляции руками или просто передвижения) и другие неприятные моменты будут отвлекать от важной беседы, что скажется на ходе переговоров, а значит, и результатах работы фирмы. Переговорная комната (зона) должна быть такой, чтобы никто из находящихся в ней не чувствовал себя стесненным, а, напротив, ощущал удобство и комфорт. Следует индивидуально подойти к приобретению мебели в каждое отдельно взятое офисное помещение с учетом его размеров, функционального назначения и общей стилистики.

   Обязательно хорошее освещение комнаты. Если переговоры проходят вечером (не забывайте, что зимой темнеет уже около четырех часов дня), то недостаточное освещение будет скорее располагать ко сну, чем к активной и продуктивной беседе. В этом случае станут сказываться все негативные факторы: усталость к концу рабочего дня, плохая погода за окном и т. п.

   Никто и ничто не может мешать переговорному процессу. Заранее позаботьтесь об изоляции помещения. Звуки проезжающих за окном машин (работающие агрегаты и пр.), голоса из соседнего отдела, шум, доносящийся из коридора - все это отвлекающие факторы, которые негативным образом будут сказываться на ходе работы. Персонал организации обычно знает, что ни при каких обстоятельствах (исключая стихийные бедствия, конечно) нельзя беспокоить тех, кто в данный момент трудится в переговорной комнате. Нечаянно заглянувший в нее человек может разрушить часами (бывает и такое) выстраиваемую линию переговоров. Все случайности такого рода должны быть учтены заранее и по возможности сведены к минимуму.

Важные дополнения

  Современную переговорную комнату невозможно представить без таких важных предметов, как:
- планшетная доска - для черчения графиков, схем наглядных примеров и скорейшего понимания целей, задач и стратегий организации (ведь в переговорной проходят не только собственно переговоры, но и конференции, семинары, краткие брифинги, учебные занятия, осуществляют командную работу);
-  проекторы - для наглядного показа чего-либо (присутствующие получают возможность увидеть это практически в живую и в цвете), ведь известно, что человек воспринимает 90 % информации визуально, а оставшиеся 10 % - тактильно и через слух;
-  телефон - для связи и оперативного сервиса (например, помогает организовать чашечку кофе или чая для важного гостя);
-  незаменимые мелочи - ручки и листы бумаги (блокноты) для записей, бутылки с водой и стаканы (все это показывает заботу о гостях компании, способствует созданию благоприятной обстановки в организации).

   Нельзя забывать и о таких, казалось бы, на первый взгляд мелочах, как презенты. Даже небольшие подарки помогают добиться расположения собеседника. Преподнося человеку что-то на память, вы даете понять, что он важен для вас как партнер или просто как гость фирмы. Кроме того, презентом, как правило, оказывается продукция с фирменной символикой, и дарение становится небольшой рекламной акцией.

Столы решают все

   Давайте рассмотрим подробнее важнейший элемент в переговорной комнате (зоне) - стол. Сегодня производители офисной мебели предлагают большой выбор этих изделий. Всевозможные функциональные и дизайнерские решения способны удовлетворить вкус самого взыскательного покупателя. Столешницы могут быть разных размеров (от больших до самых маленьких - на двоих-троих) и форм: классические круглые, овальные, квадратные, прямоугольные, треугольные, а также в виде различных трапеций, многоугольников, фигур с выпукло-вогнутой линией края и др. Выбор определенного варианта зависит от индивидуальных предпочтений, требуемых условий и общей стилистики интерьера.  
 

   Психологи советуют использовать для деловых бесед столы округлых форм: именно такая геометрическая форма будет способствовать достижению компромиссов и желаемому исходу встречи. Конструкция современных переговорных столов позволяет всем, кто работает за ними, чувствовать себя одинаково комфортно.

  Столы для переговорной комнаты могут образовывать целую систему из нескольких частей. При необходимости из отдельных модулей легко сформировать большой конференц- или брифинг-стол нужной конфигурации (чаще он имеет форму квадрата или прямоугольника). Подобные конструкции разработаны с учетом результатов специальных исследований и позволяют оптимально организовать общение на рабочем месте.

  Также с помощью мобильных столов нетрудно быстро преобразить интерьер в соответствии с той или иной текущей задачей: для проведения конференции, обучения, командной работы и др. Это позволяет не только сэкономить средства (отпадает нужда арендовать дополнительные площади), но и воплотить в жизнь принцип гибкого и мобильного офиса.

   Не всегда возможности организации позволяют отвести для важных встреч и переговоров целую комнату. Производители мебели нашли конструктивное решение данной проблемы.
Итак, если для беседы необходимо организовать дополнительное место в офисе, они предлагают, во-первых, предусмотреть модульную конструкцию. Небольшие приставные столы обычно являются вспомогательными элементами рабочих мест и жизненно необходимы при нехватке пространства. Они бывают овальными, полукруглыми, прямоугольными, могут быть ниже основного стола или одного уровня с ним и приставляются либо сбоку, либо перпендикулярно к нему. Добавочные модули лучше использовать в случае, если дополнительно требуется разместить не более трех-пяти человек.  

   И во вторых, производители предлагают воспользоваться передвижным столом. Оказывается, бывают не только стулья, но и столы на специальных роликах. Их можно передвигать в любую точку офиса и, допустим, быстро организовать командную работу сотрудников, занятых решением одной задачи.

Интерьер

   В современном мире такое разнообразие стилей оформления офисных (и не только) помещений, что порой разбегаются глаза и невозможно отдать предпочтение чему-то одному. Но сделать выбор все же придется. Мы не станем рассказывать, какой стиль будет оптимальным в том или ином конкретном случае - это определяется множеством факторов. Давайте поговорим о том, какой стол (по дизайну, форме) предпочтительней при выборе определенного стиля.

   Классический стиль подходит людям с традиционными взглядами. Лучше всего его помогает создать и подчеркнуть мебель из натуральной древесины с правильными, ясными пропорциями. Но учитывая стоимость этого материала, в оформлении офисного помещения советуем использовать его имитацию из ламинированной ДСП или МДФ. Ножки столов также должны быть из дерева.

   Минимализм предпочитают люди, любящие простоту и функциональность вещей. Его основные принципы - прямолинейность, простота форм, отсутствие узоров и рисунков. Но, чтобы такой интерьер не казался пресным, рекомендуется сделать один или несколько акцентов, например разместить на столе или стеллаже эффектный аксессуар (необычную вазу, живой цветок, икебану, статуэтку либо что-то еще). Для мебели подойдут любые материалы (как правило, используют дерево), но она должна быть простой, незатейливой формы, без вычурности.

   Хай-тек - ультрасовременное направление, стиль высоких технологий - для тех, кто не мыслит своей жизни без прогресса и достижений цивилизации. Его отличительная черта - обилие металла, стекла, пластика; возможно использование дерева. В такой интерьер удачно впишется стол из металла с прозрачной стеклянной столешницей.
 

    Техно - разновидность хай-тека. Мебель, выполненная в этом стиле, создает ощущение диковинки из будущего. Для данного направления характерны необычность форм, использование методов перфорации, штамповки. Типичные материалы - металл и стекло.

   Поп-арт - это яркие предметы и детали, неожиданные формы, оригинальные сочетания материалов (пластика, железа, стекла, тканей), цветов и пр. Отражает различные периоды времени, поэтому дизайн мебели должен быть выполнен в стиле выбранной эпохи.

   Кантри воссоздает уютную атмосферу загородного дома. Предполагает использование элементов с характерными этническими чертами: для Англии это полосатые стены и диваны, для Скандинавии - трафаретные рисунки на однотонных стенах, некрашеная или белая мебель и т. п.

   Экологический стиль (он появился недавно) затрагивает проблему экологичности применяемых в интерьере материалов. Обязательно наличие мебели простого дизайна из натуральных материалов и тканей природных цветов.

   Биостиль - одна из авангардных разновидностей экологического стиля, основанная на подражании формам органической жизни.

И напоследок

   Конечно, успеху переговоров способствует не только красивое и функциональное оформление офиса. В первую очередь, имеет значение то, какие там работают люди. Доброжелательный подход, предупредительность сотрудников, деловая этика - являются важными составляющими имиджа компании в целом.